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档案租赁!加强房屋租赁档案数字化建设发挥房屋租赁档案最大作用

本论文可用于档案租赁论文范文写作参考研究。

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【摘 要】随着社会的不断发展,档案数量日益增多,对档案使用的要求也不断提升.在此背景下,档案数字化技术应运而生.档案数字化是档案使用价值最大化的重要手段.本文就如何加强房屋租赁档案数字化建设,发挥房屋租赁档案最大作用,进行分析研究.

【关键词】房屋租赁档案数字化建设

档案的基本属性是原始性与记录性,数字化后的档案,虽然载体发生了变化,其内容仍保持了原有的原始性与真实性的,应该说是档案两性的另一种表现形式.与此同时,数字档案与以前的档案相对比,更容易保存、修改与查找,不仅保持并继承档案的原始性与记录的真实性,更延长了档案原件的寿命.

我们知悉,按照国家档案管理法规定,造成房屋租赁档案资料损毁、丢失或擅自公开租赁档案信息的,依法将予以处罚,甚至追究刑事责任.因此,现阶段在租赁档案的凭证、参考等诸多作用中,普通公民还是主要利用租赁档案的凭证作用.由于其具有其真实性、原始性,具有其他任何材料不可替代的依据和凭证作用,所以有极强的法律效益.就目前来说,租赁档案资料的使用包含以下几个方面:

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一是解决民事纠纷有效的原始依据.法院在受理这类案件时,如果需要,不论是法官也好, 律师也好,都需要租赁档案管理部门提供帮助,无论是本人的,还是涉及到他人的相关材料,都应及时提取出来,以便在庭审时出示.按照审判原则“谁主张,谁举证”,当事人必须取得第一手资料才能提供合法证据,而我们出具的租赁档案资料证据是合法有效的证据来源渠道.

二是为职能部门进行房地产市场宏观调控提供科学的决策依据.房产租赁档案信息不仅仅是税务部门征收税收的依据,而且也是房地产市场管理人员从多角度对房屋租赁合同相关数据进行分析、整理.通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断,以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段,使房地产市场需求保持基本平衡、结构基本合理,达到科学决策,回避风险的目的.如房屋租赁市场的指导价格等.

由于房屋出租频繁异动的特点,租赁档案的更新速度很快,因此在租赁档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制,才能保证与房屋租赁档案信息的同步变动,这是房屋租赁档案管理的核心所在.

实际上,南京的房屋租赁市场依旧很不完善.笔者认为,一个成熟的租赁市场,其租赁行为应当是长期稳定的,也只有这样,才会保证整个市场健康发展.而目前在南京,无论是出租方还是租赁方,所产生的都是短期行为,长期的租赁时间也大多数为一年,而在这一年的租赁时间里,还可能会随时发生因为租金上涨、出租方收回房屋的现象.所以,在南京乃至全国很难看到承租方购买家具或者装修所租房屋,这与租赁的短期行为有着很大关系.由此,日益增加的租赁档案资料数量,必将使得租赁档案管理部门不堪重负.南京市房屋租赁办公室仍保存着94年以来历年装订成册的房屋租赁登记备案资料,近三年保存的房屋租赁档案就占总数的50%,按照这样的增长速度,五年后抑或十年后,房产租赁档案库房面积要多大,才能满足其保存的需要.

目前,有许多城市已经在建立房屋租赁光盘数字档案,但其出发点主要是基于两方面的考虑.一是为了方便房产档案利用.凡是用来查询的房屋租赁档案已经扫描,形成电子档案,就不需要调阅纸质档案,通过微机可直接查阅该档案的影像资料,如果需要证明材料,可以从微机中直接打印,盖“查档专用章”后起凭证作用,不需要进库房调档.大大提高了工作效率,而且能有效地保护原始档案材料.二是基于房产档案利用安全方面的考虑.凡需查阅租赁档案,大都是为了解决租赁纠纷(包括行政、民事诉讼)而来.若在档案资料上添加或涂改有关内容,其结果不言而喻.利用光盘档案提供阅档服务,可以从根本上解决房屋租赁档案管理部门的“后顾之忧”.

然而,仅仅是基于上述两个方面的考虑还不够,我觉得还可以作更加大胆的设想,即在一定的时间后只保留光盘租赁数字档案,不再保存房屋租赁登记档案资料.

按照国家档案局规定,档案的保管期限分有永久和定期,定期为30年和10年两种.房产租赁档案保管期限,不同于产权产籍档案资料保存,既要考虑档案的现实利用价值,更要兼顾长远的历史利用价值.房产租赁档案保管期限的长短,我个人认为应以客观利用需求为依据来确定.具体地说:以登记备案的房屋租赁合同所约定的合同期限,结合法律所确定的普通诉讼时效期间2年期限为定.

举个例子:甲乙双方签订房屋租赁合同,约定租期三年,那么可将双方的登记备案资料档案保存期限确定为5年,而依此建立的房屋租赁光盘数字档案的保存不受此时间限制.如此完全可以降低租赁档案的管理成本.

租赁档案数字化,可改善租赁档案管理工作.只有实现租赁档案数字化,才能冲破租赁档案利用的种种局限,可以使档案利用不受时间和空间的限制,使租赁档案管理从封闭走向开放和利用,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务.

服务创新对租赁管理部门来说既是一个永恒的主题,又是当前一项非常紧迫的任务.如何让租赁档案发挥自身的优势,全方位、多层次、多角度地为社会和利用者提供高质量、高水平、高效率的服务,让房屋租赁档案得到最大价值的利用,这是摆在我们面前的重要课题.

近些年来,随着国家经济建设的发展和房地产市场周期运行规律显现,特别是近年,在政府宏观调控以及市场无形之手的操纵下,房屋销售价格市场普遍降温,而房屋租赁市场确表现活跃,租赁合同登记备案数不断上升,租赁价格小有涨幅,从某种意义上说是一种市场补涨的表现.而这种表现的主要原因:一方面是租赁市场受政策影响相对较小.房屋售价与租价比是国际上一个衡量房地产业泡沫的标准.按照国际惯例,房价一般是月租金的100-200倍,一旦超出这个标准,两者会相应做出调整,自动修正房价,重新寻找平衡点.在目前房地产销售价格背景下,租赁价格自然会回归性上涨.另一方面,南京市大量的集中拆迁也是造成租赁市场供求关系发生变化的主要原因,另外,在销售市场价格趋势不明的情况下,随着政府保障性住房政策的陆续出台,给人一定的心理预期,许多市民会选择暂时转入租赁市场等待购房机会.

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如此看来,形成一个稳定成熟的租赁市场是不可缺少的.而形成一个稳定成熟的租赁市场的关键在于租赁双方信息的公开和对称.因而,随之发生的是房产租赁档案资料能否公开问题摆在我们面前.是否允许公开?赞成者有之,反对者亦有之.赞成者的理由是:租赁档案资料本来就是由权利人提供的,属于全社会财富,不应由哪一个部门垄断;反对者的理由是:公开房产租赁档案信息,会涉及个人财产保密、侵犯个人隐私权问题,容易导致民事诉讼,给房产管理部门带来不必要的麻烦.

从社会发展,经济建设需要出发,不能简单地一言而概之,而应该是有限度的,而且是有一定规范要求的允许信息公开,在完善管理措施的基础上,尽量为经济建设和繁荣房地产市场提供广泛的服务.

作者单位:江苏省南京市房地产市场管理处

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