合同档案,协会合同档案的管理-论文范文参考
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合同档案!协会合同档案的管理

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【摘 要】本文论述了协会合同档案的管理原则以及分类、归档范围、整理方法、管理程序以及在合同档案管理工作中应注意的问题等.

【关键词】合同档案管理

合同是平等主体的自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议.合同是反映该民事权利、义务关系之间真实情况的基本资料,在权利和义务各方履行合同的各项活动中起到了重要的依据和凭证作用.同时,合同又是验证该民事权利、义务关系执行情况的重要依据,往往是双方产生争议和纠纷的根源.为此,合同档案作为重要的法律依据,合同档案的管理工作是单位、企业和个人档案管理工作的重要组成部分,也是权利和义务双方为维护自身合法权益而采取的必要手段.合同档案随着经济社会的不断发展,其应用范围越来越广,那么如何开展协会的合同档案管理工作呢?下面,结合笔者所在单位的实际情况,简要阐述和分析合同档案管理的相关问题.

一、协会合同档案的管理原则

要根据《合同档案管理规定》具体制定协会合同档案管理工作的原则,在集中统一管理的基础上,尽可能地实现合同档案的信息化管理,确保合同档案的完整、安全和有效利用,并且要由专人负责整理、保管协会的合同档案.

二、正确划分协会合同档案的类别和归档范围,是协会档案管理的应做好基础性工作

协会的合同一般为技术咨询类服务合同,主要就是指由市协会与区县分会分别为基层建设单位提供城建档案整理、城建档案数字化、建设工程声像档案拍摄以及地下管线工程测量等技术服务和技术咨询等签订的合同.这些合同从订立之初到双方履行完毕,合同的原件、附件、签收记录、履行情况记录等等资料要完整归档,并按一定的时段将签订合同报表上报相关领导.

三、协会合同档案的具体管理办法

(一)协会合同是以市协会和各区县分会来进行分类的,中心城区及七区三县共分为十一个类别.

(二)合同编号规则:合同签署年份-区县代码-签订合同顺序号.示例:2014-10-001(2014年市属单位第一份合同).

(三)协会合同最初签署的份数是根据不同区县来决定的,市属工程签署的合同是一式三份,承办科室与财务分别建立合同台账,合同档案一份由财务科备查,一份由承办科室保管,一份由工程建设单位保管.而其他区县的合同则是一式四份.分别是由财务、承办科室、区县分会、建设单位各保管一份.

(四)签订的合同要符合以下要求:1、文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改,如有修改必须加盖公章或 人手印.2、合同须双方 人签字、加盖公章后方可生效.3、合同按规定份数提交,给区县分会和建设单位的合同由相关人员领取后进行登记,核对无误后方可取走.

(五)合同档案的管理排序是:按盒内存放的合同顺序号排列,每个文件盒内存放30份合同.合同档案是按照年度-区县来整理,同一年度、同一地区的合同档案按合同顺序编号进行排列、存放,数量多的可分装数盒,盒与盒之间的合同档案顺序号必须保持连续,不准出现空号、漏号、重号现象.

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(六)合同档案必须通过电子检索系统实现信息化管理,便于查找利用,提高工作效率.在整理的过程当中要及时更新相关数据,一旦协会合同执行完毕后,要及时录入存档.录入的相关信息是合同签订的日期、工程名称、建设单位、工程状况、联系人以及联系方式等.

四、协会合同档案的管理程序

(一)接到新工程后,及时登记“工程明细表”,确定合同编号,把与本合同有关的其他资料、文件整合在一起一并归档,履行完归档程序后,按年度、区县分别整理,按类别分别存放保管,实行规范管理.

(二)在合同档案的产生和使用过程中,应及时清理一些新产生的文件或暂时性文件,最后根据实际情况决定是否保留归档.

(三)进入保存环节的合同档案,应定期清理核对,如有遗失、损毁要查明原因并及时处理.

(四)合同档案的保存条件要按照档案库房的保管要求来设置,尤其是防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同档案的安全.

(五)要加强对合同档案的统计工作,以原始记录为依据,编制、建立合同档案分类目录和总目录(台账).

五、合同档案的移交和查阅

(一)合同正式签订后,须在一周内将合同正本原件之一移交财务科备查,另两份分别由承办科室和工程建设单位存档.

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(二)移交的合同档案必须注明合同编号并保证完整、齐全.倘若合同内容发生变更,则合同编号不予改变.

(三)合同档案的查阅须经分管领导批准方可查阅.无论是原件借阅还是复印件借阅,都须先行登记并要求限期归还.复印件借阅的文档归还后,可视情况销毁或保留,原件合同无特殊情况不得外借.

六、鉴于合同档案的重要性,保密工作至关重要

工作人员必须保证对合同档案的绝对保密,未经许可,不准私自抄录和复制,更不准擅自将合同档案携带外出、转让和扩散.非合同管理人员或非有关人员未经允许,不得随意查阅合同档案.

七、依据近几年管理合同档案的经验,笔者认为应注意的问题

(一)鉴于合同档案的重要性和特殊性,合同档案应作为专门档案进行管理.

(二)为确保合同档案的完整性和真实性,作为合同履约责任部门,要进一步强化责任意识,加强合同档案的管理,不断提升管理和服务水平.

(三)协会合同档案的收集、整理有很明显的不规律性,有些档案特别是其他区县的档案不能及时、定期归档,稍不留心,就会出现遗漏.因此,在合同档案的收集、整理过程中,合同档案管理人员应当与相关的单位和科室及时进行沟通,明确合同档案的具体内容,了解合同的履行情况,从而确定合同档案的归档范围,并随情况的变化不断进行修订和补充.

(四)合同文本一经签字、盖章,就应及时收集归档,避免合同档案的遗漏及时效性的损失.

(五)除特殊情况外,查阅合同档案一般不应提供合同原件,而是提供复印件,这样既方便了利用又减少了磨损.对于带有机密性质的合同档案应采取保密措施,以免泄露单位机密.

(六)积极配合有关科室及各区县分会的承办科室开展合同档案管理工作的自查自纠,发现问题及时纠正,防患于未然.

作者单位:山东省淄博市城建档案和地下管线管理协会

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