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《建设工程合同档案的科学管理》概括:此文是一篇合同档案论文范文,为你的毕业论文提供有价值的参考。

【关键词】建设工程合同档案 企业档案

建设工程包括施工准备、工程开工、工程主体、工程装饰和工程竣工等阶段,建设工程合同管理工作始终贯穿工程项目管理全过程.建设工程合同确定了工程实施和工程管理的主要目标,是合同双方在工程中各种经济活动的依据,它规定了双方的经济关系,是工程建设过程中合同双方或多方的最高行为准则.合同通过明确责任者的责、权、利将各方联系起来,协调并统一工程各参加者的行为,并使之在相互联系中相互约束,从而最终实现工程的目标.一份管理良好的合同档案,不仅能为企业在工程运营中保障效益、规避风险、营造守信形象,还能作为企业业绩成果的见证材料,与项目竣工验收文件等构成企业工程竞标不可或缺的依据.建设工程合同的作用是如此重要,作为档案部门,应如何科学地管理建设工程合同档案,有效降低工程风险保障增加企业利润,成为亟需解决的课题.

一、建设工程合同档案管理现状及存在问题

越来越多的建设工程企业开始意识到合同档案管理的重要性,也采取了一些相应措施来加强其管理,然而,由于建设工程企业自身和客观因素,不同程度掣肘着合同及合同档案科学管理进程,并存在林林种种有待改善的问题.

(一)合同档案管理中的缺陷 

在合同管理过程中,有些企业只注重合同对正在进行中的工程的作用,待该项工程结束后,合同档案的结局就是鸟尽弓藏,完全忽略了合同材料的后期管理及归档,也忽略了这些材料还能对以后企业经营管理和工程竞标起到的重要参考作用.

建设工程企业普遍存在多项工程同时进行、项目部门跨省分布等特点,这给合同档案管理带来相当的难度.由于部分企业内部对合同档案没有实行集中统一管理制度,各个项目部门只负责所辖范围项目合同档案的收集、管理工作,形成了合同管理及其材料的条块分割、各自为政的现象,不少建设工程企业最终没有把一套完整的合同档案材料进行集中统一管理,这样一来,合同档案材料随时间推移容易造成散失,严重影响日后的提供利用.

施工单位在施工过程中没有按合同要求及时、完整地收集资料,致使工程竣工时不能及时完整地移交合同档案及其相应的附件;有些建设单位、施工单位及建材供应单位之间存在拖欠工程款,延长了工期,造成合同档案材料残缺不全、归档滞后的后果.

此外,由于工程的工期较长,项目部门分散,在一个工程合同管理过程中普遍存在没有固定档案管理人员或人员更换频繁的现象,加上保管合同的人员通常是兼职身份,对档案专业不熟悉,不免会造成合同档案和附件收集不全、归档不科学等情况,给企业造成不同程度的损失.

(二)不重视合同文本分析

作为合同档案的管理,我们往往只关注合同档案的收集、保存、归档、管理等环节,但是,合同本身的质量才是决定性因素,试问,如果一个不成熟甚至是错漏频出的合同,哪怕归档时再完整,对于保障企业利益或解决各种纠纷又有什么积极意义呢?不少企业在合同订立时缺乏预见性,缺少对合同文本的分析.在工程实施过程中常常因为缺少某些重要的条款,产生缺陷和漏洞,双方因对条款的理解有差异以及合同风险预估不足等问题而发生争执.这样的合同档案归档后难免会产生种种后遗症.

二、加强建设工程合同档案管理的对策

(一)建立和完善健全的合同档案管理制度

企业在生产经营过程中与合作伙伴合作过程中的一切权利、义务都是靠合同来维护和保障的,建设工程企业在进行工程承包、建设、竣工验收等各个环节都必须与其他企业或法人合作,全过程都离不开合同,合同档案是否得到有效管理对建设企业来讲是何其重要,建立完善、健全的合同档案管理制度至关重要.

不管是建设企业,还是以其分公司或者经营性分公司名义签订的合同,也不管合同标的多少,都应该纳入企业合同档案管理的范围;工程合同一经签订,就必须确立该合同的管理责任单位以及责任人,一般而言,合同档案应由所签订单位的经营部门指定专门合同档案管理人员进行收集与日常管理,工程结束后,企业指派一名档案管理人员对整个工程所有合同档案及其附件进行收集汇总、鉴定、整理、归档,并集中统一管理.这样就明确了企业各层级档案管理人员的责任,完善的合同管理体制既保证了合同档案归档渠道的畅通,又确保了建设工程合同档案能够及时、完整地归档.企业合同档案管理员在分层级合同管理中起到协调、监督的作用,若在合同管理中发现问题时,应当认真分析、积极寻求解决办法,并向主管领导提出合理建议,确保合同档案最终及时、完整、准确归档.

(二)提高合同档案管理质量

对于建设工程企业而言,主体合同是工程合同,围绕企业经营的有:内部承包合同,有关股权、资产归属、土地使用权转让、房屋租赁、购房协议或合同等;还有行政、经营管理类合同,包括年度经济指标责任、行政办公、安全生产、民事诉讼、工商、法人等综合类的合同、协议;设备建材类合同,如机械设备购置,砂、石、水泥、钢材等建筑材料认购合同、合约等.面对种类繁多的合同要进行科学的管理,对于档案人员而言无疑是一种挑战.为提高建设企业合同档案管理的质量,切实为企业服务,档案人员要做好以下几方面的工作:

1、存档的合同必须是原件.合同作为一种法律文书,确定了当事人权利、义务和责任,其本质是二个或二个以上的当事人,意思相合,意愿一致所订立的协议,是他们为实现一定的目的,进行平等协商,对各自的权利与义务的确认.其内容由当事人约定,纸质合同须当事人盖章或签名,方为有效,并以此作为法定的依据和凭证,它体现了合法性、平等互利性、约束性和规范性.原件和复印件有着本质上的区别,复印件不是原始记录,不具法律效力,只能作为证据:最高人民法院在《关于适应中华人民共和国民事诉讼法若干问题的意见》中明确规定:“证据材料为复印件,提供人拒不提供原件或原件线索,没有其他材料可以印证,对方当事人又不予承认的,在诉讼中不得作为认定事实的根据.”根据该规定,除非对方承认,否则在诉讼中,只有复印件而没有原件的证据不被采纳.再者,复印件或因多次复印容易造成字迹模糊或因机器、人为等因素会损害了有效文字等情况.因此,为了保护合同当事人的合法权益,维护社会经济秩序,归档合同应为原件.

2、建立健全的合同管理人员网络体系,确保工程合同收集完整,归档及时.建设企业具有施工点多面广、跨地区跨省市、施工基地迁移频繁等特点,这些都给档案管理带来了较大的困难,容易使档案流散,甚至缺失,同样给施工合同档案的管理工作带来诸多不利因素.为此,要严格按照“统一领导,分级管理”的原则,实行建设单位和施工项目单位分级管理,除做好档案的收集、整理、归档、利用工作外,要建立起一个与企业组织机构及管理模式相适应的、信息畅通的、稳定的合同管理人员网络体系,确保人员有效到位,保障建设工程施工合同归档渠道的畅顺.

3、做好合同档案的信息管理工作.档案人员应充分利用信息时代的资源,通过计算机对合同档案特别是施工合同档案进行管理,并实时著录、更新管理过程的信息,确保合同档案信息性便捷和准确.与此同时,合同档案管理人员还应提高防范意识,加强合同档案管理的保密工作,维护企业自身的合法权益.

4、建议推行合同示范文本制度.如果当事人缺乏法律知识和签订合同的经验,所订的合同常常容易发生难以处理的纠纷,后果往往很严重,涉及的经济损失不可估量.因此,在订立合同时,要考虑《合同法》总则的一般规定以及分则的具体规定,还要考虑与其他法律、法规有关的内容以及所涉及到合同的规定.建议采用建设部和工商行政管理局联合印发的《建设工程施工合同(示范文本)》.按照《示范文本》的条款把当事人双方、多方约定的内容具体纳入合同书中,就具法律约束力,当事人在订立合同时将更明确各自的权利义务,对于防止合同纠纷,维护双方或多方的权利和履行必要的义务起到积极的保障作用.

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三、明确工程合同归属的门类

这是一个不容小觑的问题,如果前面诸多环节已迎刃而解的话,那么归档就是决定影响着管理和利用最终环节了.按照企业档案实体分类整理规则(以下简称“规则”),合同档案不属一级类目,对于工程合同材料按何类目归档的问题,业界有着不同的见解,大体可归纳为以下几种:放进文书档案里;属于哪类合同就归到哪类进行管理;合同比较多的单位,把合同单独设成合同档案门类管理;如果合同数量不多且比较零散,可将其归入对应门类;如果合同数量较多且集中,单独设类管理;条目分类按各对应类别分散管理,而实体则集中存放,通过档案管理系统检索等等,以上建议可谓用心良苦.笔者主张是按规范管理合同档案材料:国家档案局出台的“规则”,是企业制定本单位分类方案的基本依据,企业应该以其作为基本框架结合实际编制本单位的分类方案.

所谓合同档案是按文种划分的,不能把它作为一类档案,若单独设置为一级类目和其它类目平行,就违反了“规则”,有悖于分类法.而企业档案分类基本是按照工作职能来划分的,每类都可能形成相关的合同档案,并不需要我们人为拆散合同,而是按照合同形成部门与内容归入相关类别即可;如果合同档案再单独设一类,那么工程施工合同归入基建档案也行,归入合同档案还行,这就不具有唯一性了.在管理系统中建立合同数据库,将合同的基本信息,如档号、合同名称、合同编号、签定日期、合同多方责任者、合同属性、合同金额、履行情况、合同整理互见号等子目录项进行详细著录,在同一个工程的各类合同后用括号统一著录工程的名称或统一的工程编号,这样既保证档案的完整性和系统性,又实现了检索和利用的便捷性.

合同是市场运转的主因素,建筑市场主体之间的权利义务关系主要是通过合同确立的,建设单位、施工单位等必须依法签订工程合同,合同档案管理既是项目管理的核心又贯穿项目管理的全过程.建设工程合同档案的科学管理能确保建筑活动协调有序地运行,强化合同档案的法律约束作用,只有科学管理工程合同档案,才能有效降低工程风险,增加企业利润,有利于保护合同当事人的合法权益,有利于企业加强经济核算和经营管理,促进经济技术交流合作.

作者单位:广东省佛山公路工程有限公司

总结:

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